如何開會

為什麼要開會？的確，為什麼要開會呢？許多重要的事情常常只靠一個人就相當順利地執行，根本未徵詢其他人的意見。還有更多事僅透過一封信、一份備忘錄、一通電話、或兩個人的簡單對話就解決了。跟六個人個別溝通五分鐘，往往比召集他們一起開會半個小時更有成效。

當然，不少會議確實浪費大家很多時間，好像只是為了留下紀錄而已，毫無實質目的可言。像是許多歷史悠久的委員會，都不過在對一堆陳腐議題列案歸檔而已。如果要求每個委員會每年都得討論一次本身的存廢問題，凡自認有必要再存續一年者，還必須提出支持的論點，這樣或許可以省下很多管理時間。就算這項要求不能發揮什麼其他作用，至少可以促使委員會成員再次省思本身存在的目的與目標。

但即使同意上面的說辭，而且承認「送交委員會審議」的作法會貶低權威、淡化責任、遲延決策，我還是無法否認，會議能滿足某種深層的需求，因為人畢竟是社會的動物。在有紀錄可考的組織與文化中，都會看到小團體規律性地定期聚會，也不時會出現整個部落的大型聚會。如果工作的地方沒有集會，人們與工作組織的關聯必然不深，只好在工作之餘頻繁參加各類協會、社團、團隊、俱樂部或酒館等正式或非正式的聚會。

這種對聚會的需求，顯然不