有效處理電子郵件三招

一大堆的電子郵件，很容易讓人不知所措。其實有研究顯示，專業人士平均每天得花4.1小時來回覆工作訊息。我最近一次記錄工作時間，發現自己屬於時間花得少的那一群，每天大約只用1.35小時處理電子郵件。但電子郵件對我產生的心理壓力，卻遠超過這個比例：無論我花多少時間處理電子郵件，我似乎總是因為收件匣裡還沒回的信，而一直感到壓力沉重。

為了更了解為什麼電子郵件帶來這麼大的壓力，我做了一項實驗，用兩週來追蹤、記錄並分類我收到的每封電子郵件，分成「助理來信」、「客戶溝通」、「社交或活動邀請」等類別。

我已經很努力減少收件匣裡的電子郵件，像是使用免費服務Unroll.me，用來取消訂閱許多電子報，並把剩下的整合成每天只有一封信，所以我沒有把這些納入計算。但我計算了所有直接傳到我收件匣的電子郵件，兩週共有1,161封。我從這個過程裡得到以下三項重要心得，如果你也想更有效率地處理電子郵件，或許也會覺得有幫助。

1. 每次回答「好」，都會帶來更多工作
專業人士要說「不」並不容易：你不喜歡讓別人失望，而且，每個機會都可能帶來好結果，值得把握。然而，我分析所收到的電子郵件之後得到的重要心得，就是更謹慎判斷是必要的：每次